Anda Benar-Benar Harus Berhenti Menempatkan Informasi yang Tidak Pantas dalam Email Anda



<div _ngcontent-c14 = "" innerhtml = "

Menempatkan konten yang tidak pantas di email Anda dapat Anda dan organisasi Anda dalam air panas.

Getty

Setiap enam bulan sekali ada berita besar lain di berita tentang seseorang memasukkan informasi ke email yang kembali menggigit mereka — dan organisasi mereka — di posterior. Apakah itu Bridgegate skandal, seorang maestro Hollywood menyebut seorang produser sebagai “orang gila bi-polar, ”Jumlah tokoh politik yang ditemukan menggunakan email pribadi untuk bisnis pemerintah atau rakit email yang memberatkan diri sendiri yang keluar dari Wall Street selama krisis keuangan, banyak orang pintar yang tampaknya berkomitmen untuk menggunakan email dengan cara yang merusak diri sendiri.

Ketika kita menggelengkan kepala kita atas cerita-cerita ini, kebanyakan dari kita diam-diam memberi selamat kepada diri kita sendiri bahwa kita tidak akan pernah melakukan sesuatu yang konyol. Tapi tidak secepat itu. Kebenaran yang tidak menguntungkan adalah bahwa orang-orang biasa seperti Anda dan saya secara teratur melibatkan diri dan perusahaan kami dalam email-email bodoh; itu tidak masuk ke koran. Lee Seham, seorang mitra di sebuah firma hukum New York yang berspesialisasi dalam hukum perburuhan dan pengangguran, mengatakan “hampir 100% dari kasus saya melibatkan email atau teks yang diinginkan pengirim tidak pernah dikirim.” Jef Feibelman, seorang mitra di firma hukum Memphis yang mulia Burch, Porter & amp; Johnson, sependapat: "Sekarang hampir dapat dipastikan bahwa penemuan menyeluruh dalam litigasi akan mengungkap teks atau email yang merusak," dan menambahkan, "itulah sebabnya mengapa begitu banyak pengacara menahan penilaian terhadap penyelidikan Mueller. Siapa yang bisa mengatakan teks apa yang mungkin dia miliki? ” Apakah mereka memberatkan diri mereka sendiri dalam kegiatan ilegal, mengekspos organisasi mereka ke pengawasan yang tidak diinginkan atau dengan santai membuat komitmen yang tidak mereka hormati, pebisnis biasa secara teratur mendapatkan diri mereka dan perusahaan mereka dalam air panas melalui penggunaan email yang ceroboh.

Konsekuensi dari email yang tidak bijaksana seringkali berhenti litigasi tetapi masih menyebabkan sakit kepala besar bagi organisasi. Mantan pengacara ketenagakerjaan dan konsultan tempat kerja saat ini Lynne Eisaguerre& nbsp; berbagi, “hampir semua mediasi dan keterlibatan pelatihan eksekutif saya melibatkan email yang bermasalah. Email hampir selalu menjadi masalah, biasanya jejak email yang panjang yang oleh penerima dianggap merendahkan atau merendahkan. "Situasi ini mungkin tidak berakhir di pengadilan, tetapi biayanya mahal, mengganggu, dan sama sekali tidak perlu.

Jadi bagaimana kita berhenti melakukan hal-hal bodoh dengan email?

Awal yang baik mungkin mengubah cara kita berpikir tentang email. Lynne percaya kami terlalu nyaman dengan email: "Ini seperti perpanjangan otak kita; kami bahkan tidak berpikir. Kami menganggapnya sebagai pribadi, dan tidak. Perusahaan Anda memiliki server dan laptop dan segala sesuatu yang ada di dalamnya. "Lee Seeham setuju bahwa orang-orang masih belum memahami fakta bahwa email tidak sama dengan percakapan:" hal-hal yang orang katakan dengan sembrono pada panggilan telepon sekarang bahkan lebih sembrono dinyatakan dalam komunikasi elektronik, mungkin kepada satu orang atau belasan orang. Tidak masalah karena komunikasi ini selamanya dan diteruskan tanpa henti. ”Jadi ingatlah bahwa email kantor Anda adalah catatan tertulis permanen dari pernyataan Anda dan bahwa itu milik organisasi Anda, bukan milik Anda.

Dapat juga membantu untuk mengingat ada cara komunikasi lain yang tersedia untuk Anda. Seeham merekomendasikan telepon: "tidak ada yang telah belajar pelajaran bahwa lebih baik pergi sekolah tua: mengambil gagang telepon (jika Anda punya) dan memanggil." Pada hari-hari sebelum email, ada konsensus yang lebih jelas tentang apa yang harus Anda lakukan. tulis tentang versus apa yang harus Anda bicarakan. Pedoman tersebut sama validnya dengan sebelumnya, dan layak untuk diingat. Lynne menekankan, “beberapa hal yang seharusnya tidak Anda kirimi email. Kamu harus bicara. Terlalu mudah untuk salah mengerti email: Anda tidak mendapatkan nada suara atau ekspresi wajah. Aturan pertama adalah bahwa email adalah untuk fakta — itu saja. Fakta baik-baik saja. Orang-orang mendapat masalah ketika mereka mengirim email ketika mereka dalam konflik, dan ketika mereka melakukan hal-hal itu menurun. Setelah Anda berkonflik, Anda harus mengangkat telepon atau berjalan menyusuri aula. Anda tidak terus mengirim email. "Saat ragu, jangan tuliskan itu secara tertulis; & nbsp; lakukan panggilan telepon atau berbicara dengan rekan kerja Anda secara langsung.

Saat Anda berupaya mengubah pola pikir email Anda, mungkin perlu diingat beberapa aturan. Aturan surel yang diumumkan secara luas adalah, "jika Anda tidak ingin melihatnya di halaman depan Waktu New York, jangan taruh di email. "Ini saran yang bagus, tapi jelas itu belum ditembus. Pedoman yang lebih spesifik ini dapat membantu:

1. Jika Anda mengirim email tentang kolega, pikirkan bagaimana perasaan Anda jika kolega Anda melihat pesan Anda. (Ya, ini benar-benar berarti Anda tidak dapat membuang kolega secara tertulis, tidak peduli seberapa buruk Anda perlu mengeluarkan tenaga.) Jika Anda tidak nyaman mengatakannya ke wajahnya sekarang di depan seluruh departemen, Anda tidak boleh meletakkan dalam email. Jika Anda memiliki kekhawatiran tentang kinerja atau sikap atau hal lain tentang rekan kerja, Anda dapat menggunakan email untuk mengatur pertemuan tentang masalah Anda, tetapi Anda bodoh untuk menuliskan detailnya kecuali jika tujuan Anda adalah membuat jejak kertas . Jika ini yang terakhir, pertahankan fakta dan pastikan komunikasi Anda sangat profesional, tidak emosional, dan sesuatu yang akan Anda miliki nanti.

2. Jika organisasi Anda melakukan sesuatu yang mungkin menggairahkan imajinasi seorang Wall Street Journal reporter investigasi (atau bahkan hanya editor bisnis dari koran lokal Anda) tidak mengirim email tentang hal itu, bahkan jika rekan kerja Anda melakukannya. Jika kolega Anda mendiskusikan masalah ini melalui email, hentikan mereka. Jika Anda merasa sedikit cerdik tentang sesuatu, jangan tuliskan. Pakar litigasi Sterling Miller menceritakan, "Saya dulu memberi tahu orang-orang untuk berpura-pura bahwa setiap email yang Anda tulis dimulai dengan 'Regulator Pemerintah yang Terhormat' atau 'Perusahaan yang Terhormat Menuntut Kami' dan kemudian berpikir tentang bagaimana hal itu memengaruhi apa yang Anda tulis."

3. Jika Anda merasa tergoda untuk membuat komentar yang pudar, marah, atau pahit tentang organisasi Anda dalam email, jangan. Jika kolega Anda melakukannya, minta mereka untuk menghentikannya. Tapi tolong jangan membuat permintaan itu secara tertulis. Dalam satu kasus memalukan yang terkenal, seorang anggota dewan Bank of America menciptakan rantai email yang merujuk “mengacaukan pemegang saham, ”Lalu ketikkan“ no trail ”untuk menyarankan mereka tidak membuat jejak kertas. Sayangnya, sudah terlambat: komite Kongres yang menyelidiki merger BoA ​​dengan Merrill Lynch tidak dibuang aroma. Sterling Miller lagi: "Jenis email ini mungkin lebih buruk daripada apa pun yang ada di email yang Anda coba hapus. & nbsp; Mencoba menjelaskan apa yang sebenarnya Anda maksudkan mungkin akan sulit. & nbsp; Dan, setelah Anda mengirim email, Anda dapat taruhan banyak akan ada selama bertahun-tahun terlepas dari instruksi untuk menghapusnya. & nbsp; Saya dulu memberi tahu orang tua saya 'Satu-satunya hal yang tersisa setelah perang nuklir global sepenuhnya adalah kecoak dan email yang disesalkan.' ”

4. Jika Anda menemukan diri Anda di ambang membuat penawaran atau komitmen dalam email, tanyakan pada diri sendiri apakah Anda atau bos Anda ingin melihat penawaran atau komitmen yang sama dalam kontrak. Menurut John Gleason, seorang pengacara yang perusahaannya menjalankan beragam hukum bisnis di New York dan internasional, Uniform Commercial Code telah mengantar era yang kurang formal dan memungkinkan kontrak dieksekusi dalam bentuk email: “UCC memungkinkan kontrak terbentuk dalam hampir semua cara tertulis: surat, korespondensi, bahkan barang-barang yang ditulis di serbet di restoran. Jika tulisan ditandatangani oleh masing-masing pihak dan menentukan kesepakatan (harga, pengiriman, jumlah, dll.), UCC menganggap tulisan itu sebagai kontrak yang dapat ditegakkan. "Bagaimana cara menghindari membuat komitmen yang tidak Anda maksudkan? Gleason menyarankan, “Hindari kata-kata dan frasa seperti‘ Saya berjanji, ‘will Saya akan memberikan,‘ ‘Anda akan membayar X,‘ pay silakan bayar X, ‘‘ ketika Anda mengirimkan [goods], Saya akan membayar Anda, 'kirim widget dan saya akan membayar,' bayar dan saya akan mengurus pengiriman 'dan sebagainya. "

5. Apa pun situasi Anda, jangan biarkan diri Anda mengirim email cepat berpikir, "itu hanya satu pesan" atau "itu akan diselesaikan dalam beberapa hari, jadi itu tidak masalah." Selama skandal Bridgegate, Bridget Kelly dan Bill Baroni, rekan mantan gubernur New Jersey Chris Christie, hanya mengirim beberapa email dan pesan teks yang memberatkan diri sendiri selama beberapa hari saja, tetapi sekarang menunggu hukuman untuk konspirasi, penipuan dan biaya terkait. Email menciptakan catatan permanen; tidak ada yang "berakhir."

Jadi sebelum Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk memberi selamat pada diri sendiri bahwa Anda tidak akan pernah melakukan hal bodoh dalam email, berhentilah dan pikirkan. Apakah Anda yakin tidak memasukkan apa pun dalam email yang seharusnya tidak Anda miliki? Apakah Anda yakin tidak akan pernah melakukannya lagi? Dalam kesibukan hari kerja, Anda tergoda untuk mengirim email dan mengeluarkan masalah — apa pun itu — dari piring Anda. Kami semua sebaiknya memperlambat dan berpikir sedikit untuk memastikan kami tidak menggunakan email secara tidak tepat.

">

Menempatkan konten yang tidak pantas di email Anda dapat Anda dan organisasi Anda dalam air panas.

Getty

Setiap enam bulan sekali ada berita besar lain di berita tentang seseorang memasukkan informasi ke email yang kembali menggigit mereka — dan organisasi mereka — di posterior. Entah itu skandal Bridgegate, seorang mogul Hollywood yang menyebut seorang produser sebagai "orang gila bi-polar," sejumlah tokoh politik yang ditemukan menggunakan email pribadi untuk bisnis pemerintah atau rakit email yang memberatkan diri sendiri yang keluar dari Wall Street selama krisis keuangan, banyak orang yang tampaknya pintar tampaknya terlalu berkomitmen untuk menggunakan email dengan cara yang merusak diri sendiri.

Ketika kita menggelengkan kepala kita atas cerita-cerita ini, kebanyakan dari kita diam-diam memberi selamat kepada diri kita sendiri bahwa kita tidak akan pernah melakukan sesuatu yang konyol. Tapi tidak secepat itu. Kebenaran yang tidak menguntungkan adalah bahwa orang-orang biasa seperti Anda dan saya secara teratur melibatkan diri dan perusahaan kami dalam email-email bodoh; itu tidak masuk ke koran. Lee Seham, seorang mitra di sebuah firma hukum New York yang berspesialisasi dalam hukum perburuhan dan pengangguran, mengatakan “hampir 100% dari kasus saya melibatkan email atau teks yang pengirim tidak pernah mengirimnya.” Jef Feibelman, seorang mitra di Memphis yang terhormat firma hukum Burch, Porter & Johnson, sependapat: "Sekarang hampir pasti bahwa penemuan menyeluruh dalam litigasi akan mengungkap teks atau email yang merusak," dan menambahkan, "itulah sebabnya mengapa begitu banyak pengacara menahan keputusan tentang penyelidikan Mueller. Siapa yang bisa mengatakan teks apa yang mungkin dia miliki? ” Apakah mereka memberatkan diri mereka sendiri dalam kegiatan ilegal, mengekspos organisasi mereka ke pengawasan yang tidak diinginkan atau dengan santai membuat komitmen yang tidak mereka hormati, pebisnis biasa secara teratur mendapatkan diri mereka dan perusahaan mereka dalam air panas melalui penggunaan email yang ceroboh.

Konsekuensi dari email yang tidak bijaksana seringkali berhenti litigasi tetapi masih menyebabkan sakit kepala besar bagi organisasi. Bekas pengacara ketenagakerjaan dan konsultan tempat kerja saat ini Lynne Eisaguerre berbagi, “hampir semua mediasi dan keterlibatan pembinaan eksekutif saya melibatkan email yang bermasalah. Email hampir selalu menjadi masalah, biasanya jejak email yang panjang yang oleh penerima dianggap merendahkan atau merendahkan. "Situasi ini mungkin tidak berakhir di pengadilan, tetapi biayanya mahal, mengganggu, dan sama sekali tidak perlu.

Jadi bagaimana kita berhenti melakukan hal-hal bodoh dengan email?

Awal yang baik mungkin mengubah cara kita berpikir tentang email. Lynne percaya kami terlalu nyaman dengan email: "Ini seperti perpanjangan otak kita; kami bahkan tidak berpikir. Kami menganggapnya sebagai pribadi, dan tidak. Perusahaan Anda memiliki server dan laptop dan segala sesuatu yang ada di dalamnya. "Lee Seeham setuju bahwa orang-orang masih belum memahami fakta bahwa email tidak sama dengan percakapan:" hal-hal yang orang katakan dengan sembrono pada panggilan telepon sekarang bahkan lebih sembrono dinyatakan dalam komunikasi elektronik, mungkin kepada satu orang atau belasan orang. Tidak masalah karena komunikasi ini selamanya dan diteruskan tanpa henti. ”Jadi ingatlah bahwa email kantor Anda adalah catatan tertulis permanen dari pernyataan Anda dan bahwa itu milik organisasi Anda, bukan milik Anda.

Dapat juga membantu untuk mengingat ada cara komunikasi lain yang tersedia untuk Anda. Seeham merekomendasikan telepon: "tidak ada yang telah belajar pelajaran bahwa lebih baik pergi sekolah tua: mengambil gagang telepon (jika Anda punya) dan memanggil." Pada hari-hari sebelum email, ada konsensus yang lebih jelas tentang apa yang harus Anda lakukan. tulis tentang versus apa yang harus Anda bicarakan. Pedoman tersebut sama validnya dengan sebelumnya, dan layak untuk diingat. Lynne menekankan, “beberapa hal yang seharusnya tidak Anda kirimi email. Kamu harus bicara. Terlalu mudah untuk salah mengerti email: Anda tidak mendapatkan nada suara atau ekspresi wajah. Aturan pertama adalah bahwa email adalah untuk fakta — itu saja. Fakta baik-baik saja. Orang-orang mendapat masalah ketika mereka mengirim email ketika mereka dalam konflik, dan ketika mereka melakukan hal-hal itu menurun. Setelah Anda berkonflik, Anda harus mengangkat telepon atau berjalan menyusuri aula. Anda tidak terus mengirim email. "Saat ragu, jangan tuliskan; melakukan panggilan telepon atau berbicara dengan rekan kerja Anda secara langsung.

Saat Anda berupaya mengubah pola pikir email Anda, mungkin perlu diingat beberapa aturan. Aturan surel yang diumumkan secara luas adalah, "jika Anda tidak ingin melihatnya di halaman depan Waktu New York, jangan taruh di email. "Ini saran yang bagus, tapi jelas itu belum ditembus. Pedoman yang lebih spesifik ini dapat membantu:

1. Jika Anda mengirim email tentang kolega, pikirkan bagaimana perasaan Anda jika kolega Anda melihat pesan Anda. (Ya, ini benar-benar berarti Anda tidak dapat membuang kolega secara tertulis, tidak peduli seberapa buruk Anda perlu mengeluarkan tenaga.) Jika Anda tidak nyaman mengatakannya ke wajahnya sekarang di depan seluruh departemen, Anda tidak boleh meletakkan dalam email. Jika Anda memiliki kekhawatiran tentang kinerja atau sikap atau hal lain tentang rekan kerja, Anda dapat menggunakan email untuk mengatur pertemuan tentang masalah Anda, tetapi Anda bodoh untuk menuliskan detailnya kecuali jika tujuan Anda adalah membuat jejak kertas . Jika ini yang terakhir, pertahankan fakta dan pastikan komunikasi Anda sangat profesional, tidak emosional, dan sesuatu yang akan Anda miliki nanti.

2. Jika organisasi Anda melakukan sesuatu yang mungkin menggairahkan imajinasi seorang Wall Street Journal reporter investigasi (atau bahkan hanya editor bisnis dari koran lokal Anda) tidak mengirim email tentang hal itu, bahkan jika rekan kerja Anda melakukannya. Jika kolega Anda mendiskusikan masalah ini melalui email, hentikan mereka. Jika Anda merasa sedikit cerdik tentang sesuatu, jangan tuliskan. Pakar litigasi, Sterling Miller menceritakan, "Saya dulu memberi tahu orang-orang untuk berpura-pura bahwa setiap email yang Anda tulis dimulai dengan 'Regulator Pemerintah Yang Terhormat' atau 'Perusahaan yang Terhormat Menuntut Kami' dan kemudian berpikir tentang bagaimana hal itu mempengaruhi apa yang Anda tulis."

3. Jika Anda merasa tergoda untuk membuat komentar yang pudar, marah, atau pahit tentang organisasi Anda dalam email, jangan. Jika kolega Anda melakukannya, minta mereka untuk menghentikannya. Tapi tolong jangan membuat permintaan itu secara tertulis. Dalam satu kasus memalukan yang terkenal, seorang anggota dewan Bank of America membuat rantai email yang merujuk "mengacaukan para pemegang saham," kemudian mengetik "tidak ada jejak" untuk menyarankan mereka tidak membuat jejak kertas. Sayangnya, sudah terlambat: komite Kongres yang menyelidiki merger BoA ​​dengan Merrill Lynch tidak dibuang aroma. Sterling Miller lagi: “Jenis email ini mungkin lebih buruk daripada apa pun yang ada di email yang Anda coba hapus. Mencoba menjelaskan apa yang sebenarnya Anda maksudkan mungkin akan sulit. Dan, setelah Anda mengirim email, Anda bisa bertaruh hampir akan ada selama bertahun-tahun terlepas dari instruksi untuk menghapusnya. Saya biasa memberi tahu orang tua saya ‘Satu-satunya hal yang tersisa setelah perang nuklir global sepenuhnya adalah kecoak dan email yang disesalkan.’

4. Jika Anda menemukan diri Anda di ambang membuat penawaran atau komitmen dalam email, tanyakan pada diri sendiri apakah Anda atau bos Anda ingin melihat penawaran atau komitmen yang sama dalam kontrak. Menurut John Gleason, seorang pengacara yang perusahaannya mempraktikkan beragam hukum bisnis di New York dan internasional, Uniform Commercial Code telah mengantarkan era yang kurang formal dan memungkinkan kontrak dieksekusi dalam bentuk email: “UCC memungkinkan kontrak dibuat dalam hampir semua cara tertulis: surat, korespondensi, bahkan barang yang ditulis di serbet di restoran. Jika tulisan ditandatangani oleh masing-masing pihak dan menentukan kesepakatan (harga, pengiriman, jumlah, dll.), UCC menganggap tulisan itu sebagai kontrak yang dapat ditegakkan. "Bagaimana cara menghindari membuat komitmen yang tidak Anda maksudkan? Gleason menyarankan, “Hindari kata-kata dan frasa seperti‘ Saya berjanji, ‘will Saya akan memberikan,‘ ‘Anda akan membayar X,‘ pay silakan bayar X, ‘‘ ketika Anda mengirimkan [goods], Saya akan membayar Anda, 'kirim widget dan saya akan membayar,' bayar dan saya akan mengurus pengiriman 'dan sebagainya. "

5. Apa pun situasi Anda, jangan biarkan diri Anda mengirim email cepat berpikir, "itu hanya satu pesan" atau "itu akan diselesaikan dalam beberapa hari, jadi itu tidak masalah." Selama skandal Bridgegate, Bridget Kelly dan Bill Baroni, rekan mantan gubernur New Jersey Chris Christie, mengirim hanya beberapa email dan pesan teks yang memberatkan diri sendiri hanya dalam beberapa hari, tetapi mereka sekarang sedang menunggu hukuman untuk konspirasi, penipuan, dan tuduhan terkait . Email menciptakan catatan permanen; tidak ada yang "berakhir."

Jadi sebelum Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk memberi selamat pada diri sendiri bahwa Anda tidak akan pernah melakukan hal bodoh dalam email, berhentilah dan pikirkan. Apakah Anda yakin tidak memasukkan apa pun dalam email yang seharusnya tidak Anda miliki? Apakah Anda yakin tidak akan pernah melakukannya lagi? Dalam kesibukan hari kerja, Anda tergoda untuk mengirim email dan mengeluarkan masalah — apa pun itu — dari piring Anda. Kami semua sebaiknya memperlambat dan berpikir sedikit untuk memastikan kami tidak menggunakan email secara tidak tepat.