Memilih Mitra Outsourcing yang Tepat


Outsourcing adalah berkah bagi bisnis di pasar yang dinamis saat ini. Tetapi, ketika bisnis melihat untuk memperbesar atau memperluas melalui outsourcing, sangat penting untuk memilih mitra outsourcing yang membantu menghasilkan dividen terbaik.

Ketika datang ke outsourcing kebutuhan TI, Asia, dan khususnya India, adalah salah satu pusat outsourcing utama yang menawarkan banyak manfaat. Misalnya, outsourcing dapat diandalkan, sangat hemat biaya, dan membantu mempercepat periode waktu ke pasar.

Untuk mewujudkan semua manfaat ini, Anda juga perlu mempertimbangkan sejumlah faktor sebelum membuat keputusan akhir. Faktor-faktor yang, jika diabaikan, dapat menyebabkan kegagalan, kehilangan waktu dan biaya tambahan.

Meskipun proses memilih mitra outsourcing yang tepat, baik dari India atau negara lain, hampir selalu sama, tetapi karena kenaikan luar biasa dalam outsourcing IT, penting bahwa Anda tidak terburu-buru dalam berbagai hal.

Mengikuti praktik terbaik ini akan membantu Anda menemukan mitra outsourcing yang tepat, tetapi juga akan membantu Anda dalam membangun keunggulan kompetitif.

1. Tentukan lingkup pekerjaan yang jelas

Sebelum Anda mulai menjangkau mitra outsourcing potensial, tulislah ruang lingkup dokumen kerja yang jelas. Adalah tanggung jawab Anda untuk menentukan tujuan bisnis, apa yang dibutuhkan bisnis Anda, dan apa yang bisa menjadi solusi terbaik untuk mencapai hasil yang Anda inginkan.

Jika menulis lingkup dokumen kerja terlalu teknis untuk Anda di awal, maka Anda juga dapat mulai dengan menjawab beberapa pertanyaan sederhana seperti:

  • Apa kebutuhan sebenarnya Anda?
  • Apa yang bisa menjadi solusi potensial terbaik untuk itu?

Menjawab dua pertanyaan sederhana ini akan membantu Anda mengidentifikasi masalah yang Anda selesaikan, menyiapkan peta jalan yang jelas untuk menyelesaikan masalah khusus itu, dan mengidentifikasi tujuan bisnis Anda secara keseluruhan.

Penting bagi Anda untuk memahami bahwa outsourcing bukanlah proposisi plug-and-play, tetapi pendekatan yang digunakan untuk efek tertentu. Tidak ada yang tahu bisnis Anda lebih baik dari Anda. Jadi, mengharapkan orang luar segera memiliki tingkat keakraban yang sama karena Anda tidak benar-benar adil kepada mitra outsourcing juga.

Dengan kata sederhana, Anda tidak dapat membagikan persyaratan yang tidak jelas dengan mitra outsourcing Anda seperti "membuat aplikasi seluler yang akan disukai pelanggan" atau "memperkenalkan sesuatu yang baru di aplikasi web kami" dan kemudian mengharapkan hasil terbaik.

Kuncinya adalah, jika Anda ingin memberikan hasil terbaik, Anda harus ekstra spesifik dalam hal apa yang ingin Anda bangun.

2. Jadikan keahlian sebagai kriteria penting dalam proses perekrutan

Setelah menulis ruang lingkup dokumen kerja, Anda dapat mulai menjangkau calon mitra outsourcing. Setelah Anda memilih tiga hingga lima vendor, Anda perlu mengevaluasinya berdasarkan faktor-faktor berikut:

  • Keahlian teknis
  • Skillet
  • Akses ke teknologi terbaru
  • Pengalaman dalam memecahkan tantangan yang kompleks
  • Last but not least, semangat untuk proyek Anda

Ingat, keahlian teknis, meskipun sering diabaikan, tetapi sebenarnya sangat penting untuk keberhasilan setiap kesepakatan outsourcing. Oleh karena itu, Anda tidak boleh memilih mitra outsourcing yang memiliki keahlian dalam teknologi terbatas, meskipun mereka terbaik dalam beberapa teknologi itu.

Secara umum, semakin banyak teknologi perangkat lunak yang dimiliki oleh mitra outsourcing, semakin baik kualitas proyek Anda.

3. Reputasi pasar sama pentingnya

Tidak ada bisnis yang mampu berkompromi pada kualitas. Tetapi yang lebih penting, tidak ada bisnis yang mampu bekerja dengan mitra yang selalu melewati tenggat waktu atau tidak sopan untuk bekerja sama. Karena itu, sama pentingnya untuk memeriksa reputasi pasar dari mitra outsourcing Anda sebelum menandatangani perjanjian.

Di dunia yang terhubung dengan internet saat ini, khususnya, tidak akan terlalu sulit untuk memeriksa sejarah dan reputasi mitra outsourcing. Bahkan ada platform seperti Clutch dan GoodFirms, misalnya, di mana Anda dapat melihat ulasan klien sebelumnya.

Jika masih ada keraguan, Anda selalu dapat terhubung dengan beberapa klien mereka sebelumnya dan mencatat pengalaman mereka bekerja dengan mitra outsourcing. Dalam hal apa pun, Anda hanya boleh mempekerjakan mitra outsourcing jika Anda sepenuhnya yakin bahwa vendor yang dipilih memiliki reputasi pasar yang baik, dapat menyelaraskan dengan baik dengan tujuan bisnis Anda, dan memiliki rekam jejak pengiriman tepat waktu.

4. Berkomunikasi dengan jelas tentang anggaran

Biaya adalah salah satu faktor yang paling diabaikan yang dapat merusak tidak hanya hubungan Anda dengan vendor TI, tetapi juga proyek Anda. Jika Anda mengharapkan layanan superior dari mitra outsourcing, maka Anda juga harus tahu bahwa layanan superior sering kali lebih mahal daripada rata-rata.

Jadi, sebelum mendekati mitra outsourcing, Anda perlu mencari tahu dan menyelesaikan berapa banyak uang yang Anda ingin investasikan dalam proyek Anda dan berkomunikasi dengan jelas tentang anggaran Anda dengan mitra outsourcing yang dipilih.

5. Keamanan data dan kekayaan intelektual

Di era digital saat ini, privasi dan keamanan data adalah dua masalah terbesar, terutama untuk bisnis. Dan ketika Anda melakukan outsourcing proyek, Anda akan sering menemukan diri Anda berbagi informasi bisnis yang sensitif dengan mitra outsourcing.

Jika informasi sensitif tersebut tidak dikelola dengan benar, maka data Anda dapat salah penanganan. Sangat disarankan agar Anda menandatangani NDA dengan mitra yang dipilih sebelum membagikan informasi sensitif apa pun.

Selain itu, Anda juga harus mempertimbangkan untuk mempekerjakan vendor yang secara teratur melakukan audit jaringan dan keamanan di tempat kerja mereka. Mereka harus menggunakan alat khusus yang akan membantu melindungi semua data sensitif Anda dan mencegah kebocoran data apa pun.

6. Proses pengembangan

Satu-satunya cara untuk bertahan hidup dalam kondisi pasar saat ini adalah dengan mengakomodasi kebutuhan pelanggan yang selalu berubah. Untuk mengakomodasi perubahan kebutuhan pelanggan Anda, Anda harus menggunakan metodologi Agile.

Metodologi tangkas pada dasarnya adalah praktik pengembangan perangkat lunak modern yang menawarkan lingkungan yang sangat kolaboratif dan memberikan hasil cepat. Jika Anda ingin menjadi pemimpin dalam industri Anda, lebih baik untuk merekrut vendor yang mengikuti metodologi tangkas sehingga mereka dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan persyaratan pelanggan Anda.

7. Fleksibilitas

Fleksibilitas juga merupakan kriteria penting untuk dipertimbangkan ketika memilih mitra outsourcing untuk proyek Anda. Vendor outsourcing pilihan Anda harus cukup fleksibel untuk memenuhi kebutuhan atau masalah yang mendesak ketika muncul. Fleksibilitas, pada kenyataannya, sangat penting ketika Anda dan pasangan berada di zona waktu yang berbeda. Anda harus memasukkan fleksibilitas dalam hal urgensi dan dukungan dalam perjanjian sebelum menyelesaikannya.

Kesimpulan

Saat membangun solusi bisnis, Anda selalu memiliki dua opsi; Baik menyewa tim in-house atau outsourcing proyek.

Sementara banyak bisnis merasa sulit untuk melakukan outsourcing kebutuhan mereka, tetapi outsourcing sebenarnya adalah cara pasti untuk meningkatkan pertumbuhan dan efisiensi bisnis. Bahkan, banyak perusahaan global populer seperti Github, Skype, dan Slack pernah melakukannya sebelumnya. Satu-satunya pertanyaan adalah, apakah Anda siap untuk mengikuti jejak mereka?

Jika jawaban Anda adalah ya, maka ini adalah poin utama yang harus Anda pimpin ketika memilih mitra outsourcing untuk ide atau proyek bisnis Anda berikutnya.